Tulostuksen hallintajärjestelmällä säästöjä ja IT-osaston taakkaa keveämmäksi

Alueemme evankelis-luterilaisten seurakuntien IT-palveluista vastaa Keski-Pohjanmaan IT-aluekeskus. Se on huolehtinut alueen 20 seurakunnan IT-palveluista helmikuusta 2010 lähtien.

- Taustalla on Kirkkohallituksen päätös siitä, että seurakuntien IT-palvelut pitää koota aluekeskuksien vastuulle, jotta tietohallinnon yhteistyötä saadaan tiivistettyä ja esimerkiksi tietoturva-asioista huolehditaan asianmukaisesti. Keski-Pohjanmaan IT-aluekeskus on jäsenseurakuntiensa yhteistyösopimuksella muodostama toimija, jonka isäntäseurakunta on Ylivieska, selventää IT-aluekeskuksen asiantuntija Markus Päivärinta.

Yksi IT-aluekeskuksen viimeisimmistä ja laajimmista projekteista on ollut seurakuntien tulostuksen hallintajärjestelmän uusiminen vuoden 2015 alusta alkaen. Seurakuntien , niiden huollon ja toimittajaksi valittiin Keski-Pohjanmaan Konttoripiste ja Konica Minolta.


- Nyt meillä on käytössä tulostuksen hallintajärjestelmä, joka toimii keskitetysti. Me IT-osastolla pääsemme käsiksi kaikkiin seurakuntien laitteisiin niin sanotusti yhdellä napin painalluksella eli yhdestä käyttöliittymästä. Myös laitteiden käyttöoikeudet ovat meidän IT-asiantuntijoiden ja seurakuntien hallittavissa. Järjestelmässä on kustannuspaikkaseuranta ja lisäksi jokaisella käyttäjällä on oma henkilökohtainen tulostushallinta, IT-asiantuntija Hannu Mikkola kertoo uudesta järjestelmästä.

Uuden ratkaisun etsimiseen oli useampi syy: parempi ylläpito, hallinta, talous, raportointi, yhtenäisyys, huoltovarmuus ja tietoturva.

- IT-palveluiden näkökulmasta aiempi kokonaisuus oli erittäin hankalasti hallittavissa. Meidän vastuualueellamme on 20 seurakuntaa, joissa jokaisessa oli oma ratkaisunsa tulostukseen. Samassa seurakunnassa saattoi olla erimerkkisiä laitteita ja useita eri sopimuksia. Pelkästään ylläpitoa ajatellen eri laitteissa oli eri ongelmat, eri ratkaisut näihin ongelmiin ja tietysti eri yhteyshenkilöt huolto- ja tukipalveluissa. IT-osaston työ helpottuu, kun voimme hallita kokonaisuutta eikä pelkästään yksittäisiä laitteita ja lisäksi meillä on Konttoripisteen kanssa sovittu vastuuhenkilö yhteydenpitoa varten, Mikkola kertoo.

- Taloudellista näkökulmaa ei voi olla huomioimatta. Kun kilpailutimme ratkaisun 1,7 miljoonan vuosittaisella tulostus- ja kopiointisivumäärällä, myös laitevalmistajan intresseissä on joustaa hinnassa ja silloin kokonaissopimus on huomattavasti edullisempi kaikille seurakunnille. Tällä volyymilla sopimusten hintaeroissa voidaan saavuttaa jo merkittäviä säästöjä, Päivärinta huomioi.

- Aiemmin seurakunnat olivat erilaisista sopimuksista johtuen eriarvoisessa asemassa, mutta nyt pienet seurakunnat ovat hyötyneet suhteessa luultavasti eniten, koska ne ovat saaneet edullisempia sopimuksia ja niiden huolto toimii nyt nopeammin. Myös laitteet uusittiin niin, että jokaiselle seurakunnalle on oikean kokoinen laite oikealla hinnalla, Mikkola jatkaa.

Kokkolan seurakuntayhtymän talouspäällikkö on mielissään siitä, että järjestelmästä saa nyt myös laadukkaan ja tarkan raportoinnin.

- Saamme tulostusmääristä nyt kootut, yhtenäiset raportit. Jo se aiheuttaa säästöjä. Nyt tiedämme tulostuksen todelliset kustannukset. Voimme huomioida ne paremmin ja myös osoittaa niille selkeän paikan budjetissa. Säästöä tulee myös siitä, että jokainen käyttäjä tuntee varmasti nyt vastuunsa. Kun piikki ei ole auki, asiaa tulee ajateltua enemmän, talouspäällikkö Juhani Nissilä pohtii.

Laitteiden käyttäjien kannalta merkittävin etu on turvatulostus. Arkaluontoisia papereita ei jää lojumaan laitteiden luo, kun tulostus pitää erikseen käydä käynnistämässä monitoimilaitteen luona oman henkilökohtaisen avainlätkän avulla. Ja koska tieto kulkee palvelimen kautta, tulostaa voi millä tahansa seurakunnan laitteella. Jos yhdellä laitteella on tulostusta jonossa, voi mennä avainlätkänsä kanssa vapaalle koneelle ja käynnistää tulostuksen siellä.

Kriteereinä hinta, laatu ja huolto

Keski-Pohjanmaan Konttoripiste ja Konica Minolta valikoituivat ratkaisun toimittajaksi julkisen tarjouskilpailun kautta. Tarjouskilpailussa hinta oli isossa osassa, mutta laitteiden ja huollon laatu olivat myös tärkeitä kriteereitä.

- Emme halunneet missään tapauksessa laskea rimaamme esimerkiksi laitteiden ominaisuuksien suhteen. Pelkkä edullinen laite ja edullinen huolto ei riitä, jos asian kääntöpuoli on se, että laitteet ja huolto eivät toimi. Vasteajan huollossa pitää olla sama vastuualueemme kaikissa seurakunnissa, Päivärinta sanoo.

Vuoden 2015 alussa uusi järjestelmä on käyttöönottovaiheessa. Monitoimilaitteita on tulossa seurakuntiin yhteensä 30. Raahen seurakunta tulee mukaan järjestelmään, kun seurakunnan nykyinen voimassa oleva sopimus loppuu. Käyttöönottoon liittyy paljon uuden opettelua, mutta yleisesti seurakunnista on tullut hyvää palautetta IT-osastolle. Erityisesti tulostusjälkeen ja tulostuksen valvontaan on oltu tyytyväisiä.

- Myös Keski-Pohjanmaan Konttoripisteelle on tullut seurakunnista kiitosta laitetoimituksista ja käyttökoulutuksista. Konttoripisteellä on ymmärretty, että vanhaa laitetta ei voi vain viedä pois ja jättää uutta tilalle. Vanha laite on kuitenkin sellainen, jota työntekijät ovat tottuneet käyttämään. Uuden laitteen käyttö pitää opettaa hyvin ja kiireettömästi, jotta muutosvastarinta jää mahdollisimman pieneksi, Päivärinta sanoo.

- Meidän IT-asiantuntijoiden näkökulmasta ilahduttavaa oli myös se, että Konica Minoltan edustaja oli mukana käyttöönotossa varmistamassa, että palvelin ja ohjelmistot pelaavat IT:n ja seurakuntien tarpeiden mukaisesti. Konica Minoltalle täytyy antaa kiitosta siitä, että he ottavat hienosti vastaan kehitysideoita asiakkailtaan, Mikkola kiittelee.