Konttoripiste ja Keski-Pohjanmaan Kirjapaino -konserni yhteistyössä tulostuksenhallinnasta tiedonhallintaan

Julkaisuliiketoiminnan yksikkö julkaisee kymmentä eri lehteä, niiden omia verkkopalveluita sekä kaikkien lehtien yhteistä KP24.fi -verkkopalvelua. Lisäksi julkaisuliiketoimintaan kuuluvat ulkomainonta ja mainostoimistopalvelut.

Painoliiketoiminta koostuu sanomalehtien painoon erikoistuneesta Botniaprintin painotehtaasta, jakeluun keskittyneestä jakeluyksiköstä sekä Lönnbergin painotehtaista Helsingissä ja Ylivieskassa.

Konserni toimii usealla eri paikkakunnalla ja siksi konsernilla oli selkeä tarve ottaa käyttöön tehokas ja keskitetty tulostuksenhallintajärjestelmä yksiköihinsä. Kosilan ICT-kehittäjänä työskentelevä Markus Ketola vastasi tulostuksenhallintajärjestelmän kilpailutuksesta ja hankinnasta. Kilpailutuksessa järjestelmän toimittajaksi valikoitui Keski-Pohjanmaan Konttoripiste ja Konica Minoltan monitoimilaitteet.

- Konttoripisteen tarjous oli kokonaisuudeltaan selkeästi sellainen, mitä me tarvitsimme ja halusimme. Haimme tulostuksenhallintajärjestelmään uusia ratkaisumalleja, jotka Konttoripiste kehitti meille, koska se tuki myös Konttoripisteen toimintaa. Nyt he pystyvät tarjoamaan näitä ratkaisumalleja myös muille asiakkailleen, Ketola perustelee valintaa.

Ketola on tyytyväinen uusittujen laitteiden toimintavarmuuteen, helppokäyttöisyyteen, toimitusten sujuvuuteen kymmeneen eri toimipisteeseen ja Konttoripisteen asiantuntemukseen.




- Uusien ratkaisujen ansiosta meillä ei ole nyt huolta . Konsernin kaikki ovat yhteydessä toisiinsa sisäisen verkon ja Kokkolassa sijaitsevan SafeQ-palvelimen kautta. Laitteet ovat yhteydessä myös Konttoripisteen järjestelmään, jolle ne ilmoittavat, jos tarvitsevat esimerkiksi huoltoa tai lisää väriä. Tämä on vapauttanut resursseja laitteiden perus ylläpidosta muihin toimintoihin, Ketola selventää.

- SafeQ-tulostuksenhallinnan avulla olemme saaneet pienennettyä myös esimerkiksi väritulostusmääriä. Pääsemme helposti kiinni siihen, mitä monitoimilaitteilla tehdään ja voimme hallitusti ohjata väritulostamista.

Yhteistyöllä apua alueen yritysten tiedonhallintaan

Samalla kun tulostuksenhallintajärjestelmä uusittiin, Konttoripiste ja kirjapainokonsernin digitaalisen liiketoiminnan yksikkö Kosila löysivät myös keinoja yhdistää osaamisensa alueen yritysten auttamiseksi. Konttoripisteellä on paljon asiakkaita ympäri maakuntaa ja alueen yritysten haasteet ovat tuttuja.

Yksi iso haaste yrityksille on tehokas tiedonhallinta, johon Konttoripiste tarvitsi ratkaisua paitsi omaan käyttöönsä myös asiakkailleen. Kosila tarjosi ratkaisuksi M-Files tiedonhallintajärjestelmää. Siitä asiakassuhde syveni nopeasti strategiseksi kumppanuudeksi.

- Yrityksillä on paljon dokumentaatiota. Siksi tiedostojen löytäminen on usein haasteellista ja hukassa oleva dokumentti saattaa tuhlata useammankin henkilön työaikaa. M-Files järjestää kaiken tiedon sisällön eikä sijainnin mukaan. Käyttäjän ei siis tarvitse muistaa minne mikäkin tiedosto on tallennettu tai mikä versioista on viimeisin, Kosilan myyntipäällikkö Jari Lundell kehuu.


- Kun yhdistämme osaamisemme, alueemme yrityksille Konttoripisteen ja Kosilan yhteistyö näyttäytyy yhden luukun periaatteena. Konttoripiste voi tarjota asiakkailleen tehokasta tiedonhallintajärjestelmää toimistotekniikan lisäksi ja me tarjoamme asiantuntevat tukipalvelut tiedonhallintajärjestelmän koodauksessa, käyttöönotossa ja koulutuksessa. Molemmat yritykset toimivat alueellisesti ja näin tukipalvelut sekä laitteistoihin että löytyvät aivan läheltä, Lundell jatkaa.

Kosila on tehnyt OEM-partnerina läheistä yhteistyötä M-Filesin kehittäneen ohjelmistotalon kanssa vuodesta 2010 saakka.

- Kosila ei ohjelmoi itse M-Filesia vaan me kehitämme esimerkiksi ohjelmistoja, joihin M-Files on sisäänrakennettuna. Teemme räätälöityjä ratkaisuja ja määrittelemme yhdessä asiakkaan kanssa, mitkä ominaisuudet ohjelmistosta pitää ottaa käyttöön, Lundell kertoo.

- Meillä on hyvä yhteys M-Filesiin ja siellä ollaan herkällä korvalla meidän suuntaamme. Viemme usein kehitysideoitamme eteenpäin.

Lundell löytää M-Filesista paljon muitakin hyviä ominaisuuksia sen lisäksi, että haettu tieto löytyy dokumenttien sisällön eikä sijainnin perusteella. M-Files on integroitu Microsoft Office -ohjelmistoihin. Ohjelmistoa on helppo käyttää tutussa työympäristössä esimerkiksi Wordissa, Excelissä tai Powerpointissa. Tiedonhallinta syntyy dokumenttien tallennusvaiheessa lisäämällä muutama tieto dokumentin metadataan. Tallentaessa syntyvät kätevästi myös dokumenttien suojausluokitukset. Lisäksi tiedostoista on aina olemassa vain viimeisin versio, mutta tarvittaessa aiemmat versiot saa esiin.

- Ja ennen kaikkea M-Files toimii kaikissa laitteissa ja järjestelmissä paikasta riippumatta eli dokumentteihin pääsee käsiksi missä vain ja milloin vain. Dokumentit ovat samaan aikaan turvallisesti suojattu ja helposti saatavilla, Lundell summaa lopuksi.