Missä tieto makaa?

Usein dokumentti on avattava, ennen kuin tietosisältö paljastuu. Sama dokumentti voi olla eri versioina, eri paikoissa palvelinten verkkolevyillä, , sähköpostipalvelimella tai muissa järjestelmissä ympäri organisaatiota.



Liiketoimintaa ohjaavat päätökset ovat vaarassa. Miten käy, jos ne perustuvat vanhentuneeseen tietoon?

Sisällön- ja dokumentinhallinta on tärkeämpää kuin koskaan. Suurin haaste ei enää olekaan tiedon tallennus tai arkisointi - vaan dokumenttien oikeiden versioiden saaminen käyttöön nopeasti ja helposti, vaikkapa uudelleen muokattavaksi. Nyt tarvitaan tehokkaita hakutyökaluja eri päätelaitteilta ja nopeita tapoja jakaa tietoa tarvitsijoille automaattisten työkulkujen kautta.

Tiedonhallinnan kipupisteet:

1. Sähköposti tietosäilönä

Ethän käytä sähköpostia dokumenttiarkistona? Suuri osa tiedosta saattaa olla säilöttynä ainoastaan sähköpostiin ja tieto ei ole tällöin muiden tarvitsijoiden käytettävissä. Nämä dokumentit eivät ole tällöin myöskään helposti löydettävissä osana muuta, vaikka asiakas- tai projektikohtaista tietoa.

2. Tietoturva

Onko tietosi vaarassa? Tietoturvanäkökohdista suunnitelmallisella sisällön ja /dokumentinhallinnalla varmistetaan, että oikeat ihmiset pääsevät oikeaan tietoon käsiksi ja tietoturva on varmistettu pitkälle viedyin käyttöoikeuksin. Tämä tarkoittaa, että kaikkien ei aina tarvitse nähdä edes mitä tietoa on olemassa, saati sen sisältöä, jos se ei ole työtehtävien kannalta oleellista. Luonnollisesti kaikista muutoksista ja toimenpiteistä tiedon suhteen tulee jäädä jälki - kuka on muuttanut ja mitä, kaikkine toimenpiteineen. Jo tietyt viranomaissäännökset ja hyvä hallintotapa edellyttää tätä.

3. Ryhmätöiden tehostaminen

Myös ryhmätyön tehostaminen osana tehokasta sisällönhallintaa on tärkeää. Jo luotujen dokumenttien ja dokumenttipohjien hyödyntäminen uusina versioina ja täysin uusina dokumentteina tehostaa päivittäistä tietotyötä ja säästää aikaa ja vähentää uuden luomisen tuskaa. Prosessin eri vaiheissa tarvittavien dokumenttien ja dokumenttipohjien saaminen automaattisesti ajantasaisena versiona käyttöön nopeuttaa huomattavasti prosessia ja varmistaa, että käytetään oikeita versioita dokumenteista.

4. Paperisten dokumenttien hallinta

Elääkö paperilla oleva tieto myös omaa elämäänsä? Suuri osa dokumenteista on vielä paperimuotoista ja kun tämä analoginen informaatio saadaan yhdistettyä digitaaliseen, metatieto automaattisesti mukaan ottaen, tieto on käytettävissä samoin hakuvälinein kuin alkuperäiset sähköiset dokumentit.

Panostamalla eri muodoissa ja paikoissa olevan tiedon saamiseen yhdestä paikasta haettavaksi ja löydettäväksi voidaan tämän päivän organisaatioiden toimintaa tehostaa huomattavasti. Näin liiketoimintapäätöksetkin voidaan tehdä oikean tiedon varassa.

Artikkelin kirjoittaja on Konica Minolta Suomen dokumentinhallinnan liiketoiminnan kehittämisestä vastaava Kai Aittomäki.